Cuando envía documentos legales por correo electrónico, existen varios riesgos:
1. Trazabilidad – No puede determinar a dónde va un correo electrónico después de que llegue a la bandeja de entrada del destinatario. Se puede compartir con un colega o una empresa rival. Sin embargo, las herramientas de colaboración de documentos le muestran el rastro del documento.
2. Seguridad – significa que es fácil para otros interceptar, controlar y alterar los documentos. En Agilewords, ofrecemos encriptación del documento en el lado del servidor.
3. Recibo – Dependiendo del software de correo electrónico, también es difícil saber si su colega realmente recibió el correo electrónico.
4. Virus – Cada vez que comparte un documento legal por correo electrónico, como un contrato legal, la respuesta puede contener un virus o malware
5. Movilidad – La popularidad de las unidades de memoria y memorias USB significa que los documentos también se pueden compartir fácilmente 'fuera de línea'.
Para frenar tales riesgos, el uso del software Document Collaboration para enviar documentos comerciales es el camino a seguir.
Securely Send fue desarrollado para dar a los usuarios la tranquilidad de que sus documentos estaban seguros. Además, habría una sola copia maestra y solo las personas autorizadas podrían leer el material. Reduce los riesgos que plantea el correo electrónico de las siguientes maneras:
Trazabilidad – Le dice, el propietario del documento, de cada cambio en el documento maestro y le envía notificaciones que muestran quién y dónde se editó cada documento.
Seguridad – Los documentos se cargan en el sistema a través de páginas web que son seguras. La revisión de documentos también se realiza a través de una conexión segura
Recipbo – Cuando envía un documento para su revisión, puede pedirle al revisor que confirme que lo recibió y, a medida que el ciclo de revisión llega a su fin, envíe un recordatorio para completarlo a tiempo.
Virus – sin riesgos de virus o malware Además, no se requiere instalación, lo que reduce los costos de mantenimiento y licencia.
Movilidad – La copia maestra se conserva en línea y se comparte solo con personas autorizadas.
La encriptación también es importante para enviar archivos legales por correo electrónico debido a:
1) Trazabilidad El cifrado asimétrico evita que alguien maneje el correo electrónico a menos que esté verificado.
2) Seguridad: De nuevo, el cifrado, ya sea simétrico o asimétrico se puede utilizar aquí
5) móvil: le permite mover archivos de una manera que no se puede abrir sin una clave privada que vive en su hogar y en la computadora de la oficina.
Con este software, puede acelerar las revisiones de documentos, reducir costos y generar confianza.
Securely Send ofrece el mismo servicio: carga su archivo en el servidor y luego obtiene un enlace que puede proporcionar a otras personas para que puedan obtener el archivo.
Securely Send le permite organizar los archivos que carga, controlar a qué personas tienen acceso y configurar mensajes para que se eliminen automáticamente después de ser leídos. Todas estas opciones le brindan un control increíble sobre cómo termina compartiendo archivos y documentos con sus clientes y con otras firmas.