Lorsque vous envoyez des documents juridiques par courrier électronique, il existe plusieurs risques:
1. Traçabilité – vous ne pouvez pas déterminer l'adresse d'un courriel après son arrivée dans la boîte de réception du destinataire. Il peut être partagé avec un collègue ou une firme concurrente. Cependant, les outils de Collaboration de documents vous montrent la trace du document.
2. Sécurité –cela signifie qu'il est facile pour les autres d'intercepter, de surveiller et de modifier les documents. Dans Agilewords, nous offrons le cryptage côté serveur du document.
3. Le reçu – Selon le logiciel de messagerie électronique, il est également difficile de savoir si votre collègue a effectivement reçu l'e-mail.
4. Virus – Chaque fois que vous partagez un document juridique par courrier électronique, tel qu'un contrat légal, la réponse peut contenir un virus ou un logiciel malveillant.
5. Mobilité – La popularité des clés USB et des clés USB signifie que les documents peuvent également être partagés hors connexion.
Pour réduire ces risques, l'utilisation du logiciel de collaboration de documents pour envoyer des documents professionnels est la solution.
Securely Send a été développé pour donner aux utilisateurs la tranquillité d'esprit que leurs documents étaient sécurisés. De plus, il n'y aurait qu'une seule copie principale et seules les personnes autorisées pourraient lire le document. Il réduit les risques posés par le courrier électronique de la manière suivante:
Traçabilité – Il vous indique, le propriétaire du document, de chaque modification apportée au document maître et vous envoie des notifications indiquant qui et où chaque document a été modifié.
Sécurité – Les documents sont téléchargés sur le système via des pages Web sécurisées. La révision des documents est également effectuée via une connexion sécurisée
Le reçu – Lorsque vous envoyez un document pour examen, vous pouvez demander au réviseur de confirmer qu'il l'a reçu et, à la fin du cycle de révision, envoyez-lui un rappel pour le terminer à temps.
Virus – pas de risques de virus ou de logiciels malveillants. De plus, aucune installation n'est nécessaire, ce qui réduit les coûts de maintenance et de licence.
Mobilité – La copie originale est conservée en ligne et partagée avec des personnes autorisées seulement.
Le cryptage est également important dans l'envoi de fichiers juridiques par courrier électronique en raison de:
1) Traçabilité: Le chiffrement asymétrique empêche quiconque de gérer le courrier électronique à moins que le message ne soit vérifié.
2) Sécurité: Encore une fois le chiffrement, symétrique ou asymétrique peut être utilisé ici
5) Être mobile: Il vous permet de déplacer des fichiers d'une manière qui ne peut pas être ouverte sans clé privée résidant sur votre ordinateur personnel ou professionnel.
Avec ce logiciel, vous pouvez accélérer les révisions de documents, réduire les coûts et renforcer la confiance.
Securely Send offre le même service: vous téléchargez votre fichier sur le serveur, puis vous obtenez un lien que vous pouvez donner à d'autres personnes afin qu'elles puissent obtenir le fichier.
Securely Send vous permet d'organiser les fichiers que vous téléchargez, de contrôler l'accès des utilisateurs et de définir les messages à supprimer automatiquement après leur lecture. Toutes ces options vous donnent un contrôle incroyable sur la façon dont vous finissez par partager des fichiers et des documents avec vos clients et avec d'autres entreprises.